Skype を 活用した テレワーク 基本編 その1

※現在自宅待機等で困っている中小企業のために、緊急で「無料で活用できるSkypeを活用したテレワーク」記事のアップをはじめます。草稿のため読みにくい場所もありますが修正を含め必要な図版や画像等は、のちに本記事そのものに加筆・追加・変更を行います。

■テレワークの準備 ~PCさえあれば簡単に誰でも活用できるSkype

Windows10では標準でSkypeがバンドルされています。
つまりPCでWindows10を利用してる場合、別途Skypeアプリ等をダウンロードする必要ありません。

また、現在のPCではマイク・スピーカー・フロントカメラなどが標準で装備されていることが多いため、特にPC本体以外の機材(周辺機器)は必要としません。
周辺の雑音などがマイクに入ってしまう、あるいは通話内容を同室の人に聞かれたくないなどの場合には、別途ヘッドセット等を用意すると良いでしょう。

なお、フロントカメラ(Webカメラ)については必須ではなく、Skypeではビデオ通話(自分の顔を映した状態での通話)の他に、カメラから映像を配信しない音声のみの通話も可能です。

最新のSkypeには「背景をぼかす」などのオプションもあるため、 全般的にPCの利用場所を気にしないでテレワークに活用することができます。

■Skypeの特徴(テレワークとして活用する場合の特徴)

Skypeでは文字チャット・音声チャット・ビデオチャットなどが可能です。
仕事をするうえでちょっとした伝達事項は文字チャットに、必要であれば音声チャット・ビデオチャットで直接通話することができます。

また、「グループチャット」が可能なのが大きな特徴です。複数人で音声通話を共有する可能なので1対1の通話のほか、複数人で通話を共有して(それぞれが発言できます)会議などに活用することもできます。

画面共有機能も有するため、たとえばデスクトップ上にある資料(Webページやプレゼンシート)などを映して複数人で共有しながら、音声チャットや文字チャットで業務内容や進行を詰めていくことなどもできます。

そのほか、任意の仕事ファイル(文書・画像・表などのデータ)を送信(共有)することもできるほか、自動翻訳機能なども搭載するため、全世界的にビジネスに活用されているのが「Skype」なのです。

Skypeによる音声チャット・ビデオチャットなどの通話やファイル共有は

無料であることも特徴で、PCとインターネット回線さえ所有していればテレワークに活用することができます

■SkypeについてWeb記事で知りたい場合の注意(初心者が躓きやすい事柄)

Webで「Skype」を検索すると「Skypeの活用方法や設定方法」を見つけることができますが、古い記事はあまり参考にならないことに注意が必要です

これはWindows10のSkypeはUWPアプリ(ストアアプリ)といういう新しいUI&プラットフォームのアプリであるため、外観や操作設定などが以前のデスクトップアプリ版Skype(数年前の記事)とは異なるためです。
また、Skypeは機能や操作が更新されるアプリであるため、詳細な機能や操作などは随時バージョンアップされる点にも注意します。

これからテレワークでSkypeを活用する際に混乱しないためにも、「以前のSkypeとは異なる&更新で操作や設定は変化する」ことを同僚・取引先・相手先にも伝えておくとよいでしょう。

■安心してビジネス活用するためのテクニック

ビジネスで活用するうえで不安になるのが「もしPCでうまくマイク調整できなくて相手に物事が伝えられなかったら」「PCが不安定になってしまったら」などの未知のトラブルに対する不安です。

ビジネスマンであれば、当然このような不測の事態にもあらかじめ備えておくべきですが、Skypeは同じアカウントを利用すれば複数のデバイスで着信・チャット・通話を行えることも特徴です。

SkypeはiPhone・iPadなどのiOSやAndroidなどのスマートフォンやタブレットでも活用可能なので、万が一に備えたい場合には手持ちのデバイスにSkypeを導入して同じアカウントを登録しておくとよいでしょう。

<つづく>
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